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CahtGPTを使った英文カバーレター(cover letter)の書き方ガイド【テンプレート付き】

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海外ツール
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むらこ
むらこ

・海外の案件に応募したいけれどカバーレターを書くのがとても難しい 。

こんなお悩みを抱えていませんか。 

仕事に応募する時に必ずつきまとうのがカバーレター。日本語でも難しい作業ですが、特に海外の案件に応募する時には 英文で書かなくてはいけないということもあり、かなりハードルが高くなってしまいます。

私自身も海外向けに仕事をしているのでカバーレターを書く機会が多いのですが毎回これでいいのかなという悩みがあります。 

そこで最近話題の AI ライティングツールChatGPTを使ってみることにしました。 何度か試行錯誤を繰り返し、私なりにチャット GPT を使ってカバーレターを書くコツをつかむことが出来ました。

本記事では私流にはなりますが、ChatGPT を使って英文のカバーレターを簡単に書く方法をご紹介します。

1.カバーレター(cover letter)とは?

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まず、カバーレターとは何かを解説していきます。

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カバーレターとは?

カバーレターは、外資系企業への応募など英文履歴書の提出の際に必要になる書類です。

アプリケーションレターとも呼ばれていて、履歴書と一緒に送ります。

日本だと送付状に当たるもので、それよりももう少し詳細を記載します。例えば、応募する仕事に関連するスキルや経験についての追加情報などです。

ボリュームは3~4段落くらいの構成です。応募する職種に関連するスキル、経験、実績をアピールします。

カバーレターの必要性

英文の履歴書は日本の履歴書と少し形式が違います。

英文履歴書はスキルや経歴を主にアピールするので、日本の履歴書の中に必ずある「志望動機」の部分がないことがあります。その志望動機の部分がカバーレターに当たります。

私の場合ですが、英文履歴書は使いまわし、カバーレターが志望動機に当たるので毎回書き直しています。

カバーレターでは志望動機のと履歴書の詳細を分かりやすく説明します。採用担当者が応募者に対して抱く第一印象となるため必要不可欠なものです。

雇用側はカバーレターで応募者を絞り込むといっても過言ではありません。

私の場合は、海外のクラウドソーシングを利用していますが、クラウドソーシングの応募にも必ずカバーレターの項目があります。

応募によっては簡略化されカバーレターの提出が記載されていないこともあるんですが、カバーレターがあったほうが第一印象は飛躍的によくなりますので、海外向けの応募には必ずカバーレターを提出するようにしましょう。

カバーレターの種類

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応募の形態が様々あるように、カバーレターの種類もおおまかに分けると4種類ほどあります。

1. アプリケーションカバーレター

最も一般的なカバーレターで、求人に応募する際に履歴書と一緒に提出します。志望動機や職務経歴などを記載します。

2. 紹介状のカバーレター

紹介状のカバーレターは応募する仕事を紹介してもらったケースの場合に提出することがあります。

殆どが、応募する会社の社員からの紹介となるので、カバーレターには紹介してくれた社員の名前を記載します。

紹介があれば、採用プロセスで目を引く事ができます。紹介による採用は、求人サイトを利用するよりも簡単で、費用もかからず、効果的であることが多いようです。

 3.レター・オブ・インタレスト(Letter of interes)

レター・オブ・インタレストとは、自分が働きたいと思う会社の求人について問い合わせるためのカバーレターです。

求人広告を出していない会社でも、有能な人材を探している可能性があります。このタイプのカバーレターでは、その会社で働きたいと思っていることをしっかり伝えることが大切です。

4. バリュー・プロポジション・レター(Value proposition letter)

バリュー・プロポジション・レターは、簡単に言うと自己PRです。自分のスキルや実績、企業にもたらす価値など、自己PRの要約です。

アプリケーションカバーレター内に履歴書の要約として書き足したり、面接の時の回答として利用したりします。

カバーレターに記載する内容

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カバーレターには、募集中の職種に対して志望動機、自己PR、経験やスキルを記載する必要があります。ここでは、カバーレターに記載すべき内容をご紹介します。

職務経験と求人のマッチング

職務経験を詳しく記載し、この求人に対してどう役立つのか記載します。

例えば、営業職から営業へ応募する人なら以前の営業実績などを記載すると良いでしょう。

志望動機

日本語でも英語の求人でも志望動機は必ず必要になります。雇用側が会社に対する熱意を示してくれる人を雇いたいと考えるのは世界共通です。

カバーレターのテンプレート

求人の応募書類にはルールがあり、カバーレターにも書き方のルールがあります。カバーレターの書き方のテンプレートをご紹介します。

自分の氏名・連絡先

日付

宛名・宛先

担当者名

  • 「Dear」と文頭に入れて、採用担当者の氏名を書きます。

件名

本文(希望職種・経緯)

  • 本文は3段落で構成されています。
  • 最初の文章は、名前と、どのポジションに応募しているかを書きます。応募するポジションに応募する経緯、キャリア目標にどのように合致しているかを簡単に説明します。

本文(志望動機・自己PR)

  • 直近の職務について説明し、関連する過去の業績について概要を記載します。可能であれば、その成果を数値化しアピールすると良いでしょう。
  • そして自己PRも記載します。これまでの職務経験から具体的な例を挙げると良いでしょう。

本文(感謝の気持ち)

  • ここでは採用を担当している担当者に感謝の気持ちを伝えます。採用プロセスを進めることに関心があることを明記しましょう。

結びの言葉

  • 日本の手紙の「敬具」にあたる部分です。
  • カバーレターでも以下のような言葉を入れましょう。
  • 「Yours sincerely」
  • 「Yours faithfully」
  • 「Best regards」
  • 「Cordially」

署名(自筆・タイピング)

同封書類の案内

ChatGPTとは

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ここまでカバーレターの事を説明しましたが、やっぱり「難しいな」と感じてしまう人も多いのではないでしょうか?

そこで、カバーレターの本文部分を最近話題のAIライティングツールChatGPTで作る方法をお伝えします。

まず、ChatGPTについて解説をします。

Chat GPT は、オンライン カスタマー ケア用にOPEN AIによって作成された AI チャットボット自動生成システムです。

人間のようなテキストを生成することができ、現時点では無料で使える最強の言語処理 AI といっても過言ではありません。

AIツールに関してはまだ手探りの状態で正解はありません、また人々が利用すればするほどAIが学習していくので、どんどん利用方法なども変わってくる可能性があります。

ChatGPTを使ったカバーレターの書き方:簡単2ステップ

ここでは、ChatGPTを使ったカバーレターの本文部分の書き方をご紹介します。

ChatGPTに登録をする

まずChatCPTの公式ページにアクセスをします。

出典:https://openai.com/blog/chatgpt/

「TRYCHAT GPT」をクリックします。

そのままサインアップしてください。

ChatGPTに指示を出す

ChatGPTで文章を作る際にはどのような文章を作りたいのか指示を出します。

細かい指示を出せば、それだけ詳細な文章を作ることができます。

そして指示を上記の赤丸の中に書き込んでいきます。

指示の内容は以下になります。とてもシンプルです。

①何を書くのか:

  • カバーレターを書く


②本文に対する指示:

  • 自分のスキル
  • アピールポイント

③求人情報

  • 公開している求人ならURLを貼り付ける
  • 非公開なら本文を張り付ける

これで完成です。

実際にChatGPTでカバーレターを書いてみる

では、実際にカバーレターを書いてみます。

今回応募する職種はカスタマーサポートとします。

特徴として企業は日本人のネイティブで英語が出来る経験者を探しています。

指示するにあたり、簡単な作業が必要です。簡単に応募にあった自分のアピールを箇条書きします。

詳細を記載したい場合は履歴書をGoogleドライブに公開リンクにして、そのリンクを②に貼り付けます。では以下が実際の指示です。

①Write a job cover letter.

②About me

  • Native Japanese 
  • Good English
  • 2 years of customer support experience
  • I have a sense of responsibility
  • I have a quiet environment suitable for work

③Job details below

Customer Service Agent (Bilingual – English and Japanese)

Acts as a front line of support for clients and suppliers and ensures concerns are properly attended to and resolved with urgency.

A successful customer service representative puts a high value on customer satisfaction and retention. They should be a clear communicator who conveys enthusiasm while being knowledgeable, professional, and adaptable.

Location:

Remote.

Duties:

*Confirm hotel bookings and ensure the right hotel has been booked by the supplier

*Monitor fresh desk tickets for incoming emails and issues

*Attend to incoming calls for customer issues, coordinating between supplier and client

*Submit daily customer service report on activities performed according to template

*Any other ad hoc tasks assigned

Attributes:

*Speaks fluent English and Japanese

1-2years experience in Customer Service Operations

*Owns a laptop, has broadband connection, and noise-cancelling headphones

*Has a conducive working environment with no disturbance

*Familiarity with MS Word, Excel, and a quick learner when it comes to various applications and databases. *All candidates will be trained on company’s custom applications

*Has to be able to work under pressure and hit target set during the shift

*Preference will be given to candidates who can start immediately

https://www.upwork.com/

ChatGPTで作られたカバーレター

先ほどのテキストを全てChatGPTに貼りつけて実行すると以下のようなカバーレターの本文が出来上がります。

Dear Hiring Manager,

I am writing to express my interest in the Customer Service Agent (Bilingual – English and Japanese) position that you have advertised. As a native Japanese speaker with good English skills and 2 years of customer support experience, I believe I am an ideal candidate for this role.

I have a strong sense of responsibility and am dedicated to ensuring that customers are satisfied and their concerns are properly attended to and resolved with urgency. I am a clear communicator and am able to convey enthusiasm while being knowledgeable, professional, and adaptable. Additionally, I have a quiet environment suitable for work, which is essential for remote work.

I am familiar with MS Word, Excel, and am a quick learner when it comes to various applications and databases. I own a laptop, have broadband connection, and noise-cancelling headphones, which are essential for this role. I am able to work under pressure and hit target set during the shift. I am available to start immediately, if given the opportunity.

Thank you for considering my application. I look forward to the opportunity to discuss my qualifications further.

Sincerely,

[Your Name]

このような回答が来るので、この回答をDeepLに入れておかしなところが無いか、自分の経歴とあっていない不要な部分を削除し、日付や住所等を追加して完了です。

まとめ

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ChatGPTを利用したカバーレターの書き方についてご紹介しました。ただ、あくまで私流の使い方なので自分が利用しやすいようにアレンジをしてご利用ください。

こちらの記事では外貨が稼げるサービスをご紹介しています。ぜひChatGPTでカバーレターを作って応募をしてみてください。

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